تحديات التوقيع التقليدي وحلول التوقيع الإلكتروني مع الأعمال

ظهور تحديات التوقيع التقليدي وحلول التوقيع الالكتروني:

ظهرت مؤخرا العديد من تحديات التوقيع التقليدي في عالم الأعمال وبعد ترابط العالم أصبحت حجية التوقيع الإلكتروني في السعودية الزامية حيث أصبح كقرية صغيرة يتعامل أطرافها كأنهم في سوق واحدة،

وبعد أن اضطر الأفراد إلى إنجاز المعاملات في عدة مواقع مترامية وإبرام العقود و الاتفاقيات بين الأفراد والكيانات كان لزاًما الظهور بحلول تحول دون تعطيل هذه الأعمال.

ولما كانت التعاملات الإلكترونية والتواقيع حلاً وارداً لإثبات المعاملات والعقود فقد ظهرت العديد من المشاكل في مقابل هذه الوفرة من ضياع للمستندات أو فساد جزء منها وسقوط للاتفاقية فبرزت حلول التوقيع الإلكتروني عبر معالجتها لعدد من التحديات التي تواجه عالم الأعمال.

التحدي الأول – الكفاءة مقابل التكلفة:

لإتمام عملية التوقيع التقليدي فإنك تقوم بالخطوات التالية: إعداد المستند الذي سيتم توقيعه، طباعته ومن ثم إرساله للأطراف المراد الحصول على توقيعها.

وحتى يتم الإنتهاء من عملية توقيع واحدة بشكل كامل والحصول على جميع التوقيعات من كافة الأطراف المعنية، فإن ذلك قد يكون حل مكلف ومجهد ويستهلك الكثير من الوقت.

في حين إن استخدام المنصات الرقمية للتوقيع الإلكتروني يعتبر الحل الأكثر كفاءة والأقل تكلفة وذلك لاختصار جميع هذه الخطوات من إعداد و إرسال.

حيث يمكنك وبكل بساطة رفع المستند الخاص بك وتعبئة الحقول ومن ثم إرساله لكافة الأطراف عن طريق البريد الإلكتروني ليقوموا بتوقيعه ومن ثم حفظه في السحابة الإلكترونية بعد الإنتهاء من عملية التوقيع.

التحدي الثاني – السهولة والسرعة:

في المتوسط، يستغرق الأمر من 14 يومًا إلى أكثر من 90 يومًا لإنهاء عملية توقيع مستند أو اتفاقية بإستخدام التوقيع التقليدي.

وأحيانًا، قد يتم تتبع الأوراق في منتصف هذه العملية، مما يؤخر أي طلبات مهمة مطلوبة بين الفرق وكذلك تأجيل اتخاذ القرارات الضرورية. دعونا لا ننسى التخزين ثم العثور لاحقًا على المستندات في خزانات الملفات والتي قد تستغرق وقتًا طويلاً.

يؤدي وجود سير عمل غير ورقي إلى تحسين تنظيم وتتبع العديد من المستندات داخلاً وخارجاً.

يمكنك مراقبة وقت عرض مستنداتك وفتحها وتوقيعها من قبل الموقعين من خلال المنصات التي تطرح حلول التوقيع الإلكتروني مثال ساين إت.

لم يكن عدم استخدام الورق أسهل من أي وقت مضى، مع الحفاظ على الموثوقية والأمان طوال وقت العملية وبعد إنهائها.

التحدي الثالث – الأمان:

في العملية التقليدية لتوقيع المستندات، قد تحدث تسريبات للأوراق المطبوعة أو قد يتم الإطلاع عليها من قبل أطراف غير مخول لهم ذلك مما يزيد من عدم الأمان والخطر في خسارة المعلومات المهمة والتي توجد على المستند.

من خلال استخدام حلول التوقيع الإلكتروني الأمن ، يتم محو هذه المخاطر حيث يتم إعداد وإضافة شفرات وهوية خاصة بكل مستند والذي يحول دون عمل أي تعديل عليه إلا من قبل الطرف المنشئ للمستند فقط.

كما يتم تقديم خدمات التحقق من الهوية (مثل التحقق عن طريق أبشر والرسائل النصية والتي توجد في منصة ساين إت).

التحدي الرابع – استهلاك الموارد:

استخدام التوقيع التقليدي في توقيع المستندات قد تزيد من استهلاك الموارد مثل الأوراق والحبر وتحتاج غالباً لتوفير طابعة. وأيضاً تستهلك الكثير من الوقت والجهد المبذول في إعداد وإرسال الإتفاقيات والحصول على التوقيع من جميع الأطراف المعنية.

والتي قد تكون أكثر صعوبة في حال وجود هؤلاء الأطراف في مدن وأماكن مختلفة (لأنها تؤدي لزيادة خطوة في عملية التوقيع وهي توفير خدمة البريد السريع والتي قد تكون مكلفة).

لذا فإن استخدام حلول التوقيع الإلكتروني تحول دون استهلاك جميع هذه الموارد والاقتصار على إرسال الإتفاقيات عن طريق المنصات للأطراف المعنيين والحصول على توقيعهم في وقت وجهد وتكلفة أقل بكثير.

وأخيراً، تفيد رقمنة عملية التوقيع فريقك وعملائك وأصحاب المصلحة على المدى البعيد. حيث يمكنك من خلالها حل تحديات التوقيع التقليدي مثل التكلفة والوقت والإجراءات الأمنية. عند استبدال التوقيع التقليدي واستخدام حلول التوقيع الالكتروني يمكنك أن تنسى متاعب إعداد الأوراق، وتوجيهها إلى الموقعين، وتخزينها في مكتبك.

سجل الآن في منصتنا واحصل على توقيع أسهل وآمن وأسرع وأكثر موثوقية مع ساين إت.