كيف ساعدت ساين ات شركة ميثاق على تسهيل إدارة اتفاقياتها

النتائج المحققة:

• أسرع 5 مرات في إنجاز المعاملات – الاتفاقيات تكتمل في ساعات.
• إنجاز المستندات بشكل أسرع وبنسبة تزيد عن 90%.
• مستندات غير قابلة للتلاعب بنسبة 100% مع سجلات تدقيق كاملة.
• زيادة ثقة العملاء وعمليات سلسة بدون ورق.

عن ميثاق:

ميثاق شركة محاماة سعودية، تقدم خدمات قانونية في قطاعات مختلفة. مع توسع الشركة، أصبح حجم المستندات أكبر وأعقد في إدارتها. للحفاظ على الكفاءة والسرية، أدركت ميثاق الحاجة لتحسين عمليات إدارة المستندات.

التحدي:

مثل العديد من شركات المحاماة، اعتمدت ميثاق على الطرق التقليدية الورقية لإدارة وتوقيع المستندات القانونية. كانت المستندات تُطبع، وتُراجع، وتُوقع، وتُتبادل ماديًا بين الأطراف. هذه العملية كانت تؤدي إلى تأخيرات، خاصةً عندما يكون هناك عدة موقعين أو عندما تحتاج المستندات إلى الإرسال بين مواقع مختلفة.

مع نمو قاعدة عملاء ميثاق، زاد حجم المستندات التي تتطلب توقيعًا. أصبح تتبع كل مستند، وإدارة الموافقات، وضمان الدقة يستغرق وقتًا طويلًا.

للاستمرار في تقديم خدمات قانونية موثوقة وفي الوقت المناسب، أدركت ميثاق الحاجة إلى طريقة أكثر تبسيطًا وأمانًا لإدارة المستندات – طريقة يمكن أن تحسن الكفاءة دون المساس بسرية العملاء أو الامتثال للوائح المحلية.

اختيار ساين إت:

بدأت ميثاق في تقييم العديد من الحلول الرقمية. كانت المعايير واضحة:

• الأمان والسرية: يجب أن يضمن أي حل تحكمًا كاملاً في الوصول إلى المستندات، مع تشفير شامل والتحقق الصارم من الهوية.
• سهولة الاستخدام: يجب أن تكون المنصة سهلة الاستخدام للمهنيين القانونيين والعملاء، دون الحاجة إلى تدريب معقد.
• الامتثال المحلي: يجب أن يتوافق الحل مع لوائح المملكة العربية السعودية، مما يضمن الصلاحية والاعتراف القانوني.
• قابلية التوسع والكفاءة: أرادت الشركة حلاً يمكن أن ينمو معها ويحسن الإنتاجية عبر الفرق.

بعد دراسة، اختارت ميثاق ساين إت، منصة التوقيع الرقمي الموثوقة في السعودية. تلبي ساين إت جميع متطلباتها وتقدم مزايا إضافية تتوافق مع أهداف ميثاق الاستراتيجية طويلة المدى.

التنفيذ:

عملت ميثاق مع فريق ساين إت لتنفيذ الحل بسلاسة. سمحت منصة ساين إت السحابية بالانتقال من سير العمل الورقي بأسرع طريقة وأكثرها احترافية.

تضمنت الميزات الرئيسية التي استخدمتها ميثاق:

• أمان المستندات غير القابل للتلاعب: جميع المستندات الموقعة محمية من التغييرات غير المصرح بها واستخراج البيانات، مع أختام واضحة للتلاعب وتشفير يضمن النزاهة والسرية.
• دعم الموقعين المتعددين: غالبًا ما تتطلب الاتفاقيات المعقدة مدخلات وموافقة من عدة أصحاب مصلحة. سهّل ساين إت إدارة عدة موقعين في وقت واحد، مما قلل من أوقات الانتظار.
• التحقق الآمن من الهوية: استخدمت ميثاق دعم ساين إت لمصادقة نفاذ وأبشر، مما يضمن التحقق الصحيح من كل موقع وأن العملية تظل متوافقة مع اللوائح المحلية.
• تتبع المستندات من البداية إلى النهاية: حصل الموظفون القانونيون على رؤية كاملة لعملية توقيع المستندات. يمكنهم تتبع متى تم إرسال المستندات وفتحها وتوقيعها، مما يقلل من عدم اليقين ويحسن المساءلة.
• إقامة البيانات والامتثال المحلي: يتم استضافة خوادم ساين إت في المملكة العربية السعودية، مما يضمن إقامة البيانات والامتثال لقوانين الخصوصية المحلية. كان هذا عاملاً حاسمًا لفريق قيادة ميثاق.

“لقد وجدنا منصة ساين إت سهلة التبني والاستخدام في جميع أنحاء الشركة. سرعان ما أصبحت جزءًا لا يتجزأ من عملياتنا اليومية.” – أصايل الدولاب، شركة ميثاق للمحاماة

النتائج:

منذ اعتماد ساين إت، شهدت ميثاق تحسينات ملموسة في عمليات إدارة المستندات. قدم التحول من سير العمل اليدوي إلى الرقمي فوائد تشغيلية واضحة، لكل من الفرق الداخلية للشركة وعملائها.

• أسرع 5 مرات في إنجاز المعاملات: 

الاتفاقيات التي كانت تستغرق عدة أيام لإنهائها أصبحت تكتمل الآن في ساعات. وقد ساعد ذلك ميثاق على تسريع الإنجاز وتقليل التأخير في المعاملات.

• تحسين ثقة العملاء

 يتمتع العملاء الآن بثقة أكبر في كيفية التعامل مع مستنداتهم. مع وجود سير عمل رقمي آمن، تضمن ميثاق إدارة المعلومات الحساسة بعناية وشفافية.

• تتبع كامل وحماية من التلاعب

 يتم تسجيل كل إجراء يتم اتخاذه على مستند في سجل تدقيق شامل. جميع المستندات الموقعة مختومة تشفيرًا، مما يمنع التغييرات غير المصرح بها ويضمن النزاهة على المدى الطويل.

• عمليات سلسة بدون ورق

 قللت ميثاق بشكل كبير من اعتمادها على الورق، مما أدى إلى تقليل التأخيرات والعمل اليدوي وعملية داخلية أكثر تبسيطًا. لقد جلب التحول إلى التوقيع الرقمي وضوحًا وتحكمًا أكبر للعمليات القانونية اليومية.

شهادة العميل:

“لقد سهّل ساين إت طريقة إدارة المستندات لدينا. يمكننا الآن تسليم الاتفاقيات والعقود بشكل أسرع، مع ثقة كاملة في أمان وسلامة العملية.” – أصيل الدولاب، شركة ميثاق للمحاماة

شراكة استراتيجية

ترى ميثاق علاقتها مع ساين إت كشراكة تدعم أهدافها الأوسع للتحول الرقمي. لم يؤد اعتماد ساين إت إلى تحسين الكفاءة التشغيلية فحسب، بل وضع الشركة أيضًا كمزود خدمات قانونية متطور يعتمد على التكنولوجيا في المملكة العربية السعودية.

“ساين إت جزء أساسي من استراتيجيتنا الرقمية. إنه يسمح لنا بالعمل بكفاءة أكبر، وتلبية متطلبات الامتثال، والأهم من ذلك، الاستمرار في تقديم خدمة متميزة لعملائنا.” – شركة ميثاق للمحاماة

ما الخطوة التالية؟

تستمر ميثاق في توسيع استخدامها لساين إت، ودمج التوقيعات الرقمية في المزيد من الخدمات التي تواجه العملاء. تركز الشركة على تبسيط سير العمل بشكل أكبر مع نموها.

مستقبل مشترك:

يوضح نجاح ميثاق كيف يؤدي تبسيط إدارة المستندات باستخدام ساين إت إلى عمليات أسرع وأكثر أمانًا – مع الحفاظ على الامتثال الكامل للوائح السعودية. هل أنت مستعد لتبسيط سير عمل المستندات الخاص بك؟

اتصل بفريق ساين إت اليوم أو قم بزيارة Signit.sa للبدء.

ابدأ مع ساين إت