التوقيع الإلكتروني والرقمي والموثق ثلاثة مستويات مختلفة من الإثبات. التوقيع الإلكتروني اسم عام لأي وسيلة إلكترونية تدل على موافقة الشخص، كالنقر على زر بعد رمز تحقق. والتوقيع الرقمي نوع منه يعتمد على شهادة رقمية وتشفير يربط التوقيع بهوية صاحبه ويكشف أي تعديل لاحق. أما المستند الموثق فهو ما تعتمده جهة رسمية مختصة عبر إجراءات التوثيق الخاصة بها. ويحدد نوع المستند ومخاطره أي هذه المستويات يناسبه.

نكتب هذا المقال للفرق القانونية ومدراء العمليات الذين يحتاجون إلى قرار عملي: أي مستوى توقيع نستخدم لكل نوع من مستنداتنا؟ نشرح الفروق بين المستويات الثلاثة، ونقدم جدول قرار بحسب نوع المستند، ونعرض الأخطاء الشائعة في الاختيار.

ملخص سريع

• التوقيع الإلكتروني مظلة واسعة، والتوقيع الرقمي أحد أنواعه وأقواها تقنياً، والتوثيق الرسمي إجراء مختلف تتولاه جهات مختصة.
• قوة التوقيع في الإثبات تعتمد على التحقق من الهوية، وربط التوقيع بصاحبه، وكشف التعديل، وسجل التدقيق.
• بعض المستندات تكفيها رموز التحقق، وبعضها يحتاج إلى تحقق عبر الهوية الوطنية وتوقيع رقمي، وبعضها لا يتم إلا عبر منصات التوثيق الرسمية.
• اختيار المستوى قرار يربط قيمة المستند ومخاطره بقوة الإثبات المطلوبة، لا قرار تقني فقط.
• في ساين إت، نعمل مقدمَ خدمات ثقة مرخصاً من هيئة الحكومة الرقمية، ونتيح مستويات تحقق متعددة من رموز التحقق إلى نفاذ.

ما الفرق بين التوقيع الإلكتروني والرقمي والموثق؟

الفرق الأساسي في قوة الإثبات وطريقة تحقيقها: التوقيع الإلكتروني يثبت الموافقة بدرجات متفاوتة، والتوقيع الرقمي يضيف ربطاً تشفيرياً بالهوية وكشفاً للتعديل، والتوثيق الرسمي يضيف اعتماد جهة مختصة.

التوقيع الإلكتروني وفق نظام التعاملات الإلكترونية بيانات إلكترونية مرتبطة بالتعامل تدل على هوية الموقّع وموافقته. ويشمل وسائل كثيرة، من الضغط على زر "أوافق" بعد رمز مرسل إلى الجوال، إلى رسم التوقيع على الشاشة.

التوقيع الرقمي توقيع إلكتروني مبني على البنية التحتية للمفاتيح العامة، حيث يوقّع الشخص بمفتاح خاص مرتبط بشهادة رقمية صادرة من جهة تصديق. وأي تعديل على المستند بعد التوقيع يبطل التحقق. للتفاصيل، راجع مقال الفرق بين التوقيع الرقمي والإلكتروني.

المستند الموثق مستند تعتمده جهة رسمية مختصة وفق إجراءاتها، كتوثيق عقود العمل عبر منصة قوى، أو الوكالات والإقرارات لدى وزارة العدل. وهذا ليس مستوى أعلى من التوقيع بقدر ما هو مسار مختلف تحكمه أنظمة الجهة المختصة.

ما الذي يحدد قوة التوقيع في الإثبات؟

تتحدد قوة التوقيع بأربعة عناصر: قوة التحقق من هوية الموقّع، وارتباط التوقيع بصاحبه وحده، وإمكان كشف أي تعديل لاحق، واكتمال سجل التدقيق.

عند أي نزاع، يُسأل: هل الموقّع هو الشخص المعني؟ هل وقّع بإرادته؟ هل بقي المستند كما هو؟ والتوقيع الذي يجيب عن هذه الأسئلة بأدلة واضحة أقوى في الإثبات. ولهذا قد يكون توقيع إلكتروني بسيط مع تحقق عبر نفاذ وسجل تدقيق كامل أقوى عملياً من توقيع مرسوم على الشاشة بلا تحقق.

ويضيف الترخيص بعداً آخر. فحين يقدم الخدمة مقدم خدمات ثقة مرخص من هيئة الحكومة الرقمية، تستند الأدلة إلى إطار رقابي محلي. وللفرق بين الشهادة والتوقيع تقنياً، راجع مقال الفرق بين التوقيع الرقمي والشهادة الرقمية.

متى تستخدم كل مستوى؟

تستخدم المستوى الذي يتناسب مع قيمة المستند ومخاطره ومتطلباته النظامية: رموز التحقق للمستندات منخفضة المخاطر، والتحقق عبر الهوية الوطنية والتوقيع الرقمي للعقود المهمة، ومنصات التوثيق الرسمية لما يشترط النظام توثيقه.

توقيع إلكترونيتوقيع رقميتوثيق رسمي

كيف يعمل التوثيق الرسمي إلى جانب التوقيع الإلكتروني؟

يعمل التوثيق الرسمي في مساره الخاص، ويكمله التوقيع الإلكتروني في بقية المستندات. فعقد العمل يُوثق عبر منصة قوى، التي شهدت أكثر من 12 مليون عقد عمل موثق إلكترونياً، بينما تُدار اتفاقية السرية وإقرارات السياسات المرافقة له بالتوقيع الإلكتروني الداخلي. ولا يغني أحد المسارين عن الآخر.

ما الذي نوفره في ساين إت لكل مستوى؟

نتيح في ساين إت مستويات تحقق متعددة تختار المنشأة منها بحسب حساسية المستند، مع سجل تدقيق موحد لكل التواقيع.

في التوقيع الإلكتروني، نتحقق من الموقعين عبر نفاذ وأبشر وواثق، أو برموز التحقق عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية وواتساب. ونعمل مقدمَ خدمات ثقة مرخصاً من هيئة الحكومة الرقمية، ونستضيف البيانات داخل المملكة، ونوفر سجل تدقيق يوثق من وقّع ومتى ومن أي جهاز. ويستطيع الموقّع إتمام التوقيع في أقل من 30 ثانية دون إنشاء حساب.

ما الأخطاء الشائعة في اختيار مستوى التوقيع؟

أكثر الأخطاء شيوعاً استخدام مستوى واحد لكل المستندات. فاعتماد أعلى مستوى لكل إقرار بسيط يبطئ العمل ويزعج الموقعين، واعتماد أدنى مستوى لكل عقد يضعف الإثبات حين يكون مهماً. والأنسب ربط المستوى بمخاطر كل فئة.

ومنها الخلط بين صورة التوقيع والتوقيع الرقمي. فوضع صورة توقيع على ملف PDF لا يجعله توقيعاً رقمياً، لأنه لا يرتبط بشهادة ولا يكشف التعديل. وهذا الخلط يجعل منشآت تظن أنها محمية وهي ليست كذلك.

ويقع بعض الفرق في خطأ استخدام التوقيع الإلكتروني لمستندات يشترط النظام توثيقها لدى جهة رسمية. فهذه المستندات لا تكتمل إلا عبر إجراءات الجهة المختصة، مهما كانت قوة التوقيع الإلكتروني.

وأخيراً، يُغفل أحياناً أن قوة التوقيع لا تثبت صلاحية الموقّع. فالتوقيع الرقمي يثبت أن فلاناً وقّع، لكن صلاحيته لإلزام المنشأة تحكمها مصفوفة الصلاحيات والتفويضات.

كيف تحدد مستويات التوقيع في منشأتك؟

ابدأ بحصر المستندات وتصنيفها بحسب المخاطر والمتطلبات النظامية، ثم حدد المستوى لكل فئة، ووثّقه في سياسة داخلية.

ولربط مستويات التوقيع بإدارة العقد كاملة، راجع مقال إدارة العقود من المسودة إلى الأرشيف.

أسئلة شائعة

الخاتمة

ليست كل التواقيع متساوية، والسؤال الصحيح ليس "أي توقيع أقوى؟" بل "أي توقيع يناسب هذا المستند؟". فالإقرارات البسيطة تكفيها رموز التحقق، والعقود المهمة تحتاج إلى تحقق عبر الهوية الوطنية وتوقيع رقمي، وما يشترط النظام توثيقه يتم عبر الجهات المختصة. والمنشأة التي توثق هذا القرار في سياسة واضحة تحصل على السرعة حيث تكفي، والإثبات القوي حيث يلزم.