نظام التعاملات الإلكترونية السعودي هو الإطار النظامي الذي يمنح السجلات والتوقيعات الإلكترونية حجية في المملكة، وينظم شروط الاعتماد عليها وحدودها. صدر بالمرسوم الملكي رقم (م/18) وتاريخ 8/3/1428هـ، وفكرته الأساسية أن التعامل الإلكتروني لا يُرفض لمجرد أنه إلكتروني، متى استوفى الشروط التي يحددها النظام ولائحته التنفيذية. ولهذا يهم كل فريق قانوني يراجع عقوداً تُبرم وتُحفظ رقمياً.

نكتب هذا المقال للفرق القانونية في الشركات السعودية، ولمدراء العمليات والامتثال الذين يتعاملون مع العقود الإلكترونية يومياً. نشرح فيه النظام بلغة بسيطة: ما المفاهيم التي يقوم عليها، ومتى يكون التوقيع الإلكتروني معتبراً، وما التعاملات المستثناة، وما الذي ينبغي أن تراجعه في إجراءات شركتك. ويُعد هذا المقال المرجع الذي نربط به سلسلة مقالاتنا عن التوقيع الإلكتروني والامتثال.

ما نظام التعاملات الإلكترونية ولماذا صدر؟

نظام التعاملات الإلكترونية نظام سعودي يهدف إلى ضبط التعاملات والتوقيعات الإلكترونية وتنظيمها، وإضفاء الموثوقية عليها، وتسهيل استخدامها في القطاعين العام والخاص.

قبل صدوره، كان الاعتماد على المستند الإلكتروني في الإثبات محل تساؤل، لأن الأنظمة صيغت أصلاً للورق والتوقيع بخط اليد. جاء النظام ليسد هذه الفجوة. فهو يعترف بالسجل الإلكتروني وسيلة للتعاقد والإثبات، ويضع للتوقيع الإلكتروني شروطاً تجعله مكافئاً للتوقيع الخطي، وينظم الجهات التي تصدر الشهادات الرقمية.

ولا يلزم النظام أحداً بالتعامل الإلكتروني. فهو يقوم على مبدأ القبول، أي أن الأطراف تختار التعامل الإلكتروني صراحة أو ضمناً. لكن متى اختارته، أصبح للتعامل أثره النظامي الكامل وفق الشروط.

ما المفاهيم الأساسية التي يجب أن يعرفها القانوني؟

يحتاج القانوني إلى فهم أربعة مفاهيم محورية في النظام: السجل الإلكتروني، والتوقيع الإلكتروني، والشهادة الرقمية، والجهة التي تقدم خدمات التصديق.

السجل الإلكتروني هو البيانات التي تُنشأ أو تُرسل أو تُستلم أو تُحفظ بوسيلة إلكترونية، ويمكن استرجاعها بصورة مفهومة. العقد بصيغة PDF، ورسالة البريد الإلكتروني، ومحضر الاجتماع المحفوظ في نظام إلكتروني، كلها أمثلة عليه.

التوقيع الإلكتروني بيانات إلكترونية مدرجة في التعامل أو مرتبطة به منطقياً، تُستخدم لإثبات هوية الموقّع وموافقته على مضمون التعامل وكشف أي تعديل لاحق عليه.

الشهادة الرقمية وثيقة إلكترونية تصدرها جهة معتمدة، وتربط هوية الشخص أو الجهة ببيانات إنشاء التوقيع، أي المفتاح التشفيري المستخدم في التوقيع.

أما مقدم خدمات التصديق، وهو المصطلح الوارد في النظام، فهو الجهة المرخصة لإصدار الشهادات الرقمية وتقديم الخدمات المرتبطة بالتوقيع. ويُستخدم اليوم مصطلح أوسع هو مقدم خدمات الثقة، ويشمل خدمات مثل الختم الزمني وحفظ الأدلة.

متى يكون التوقيع الإلكتروني معتبراً نظاماً؟

يكون التوقيع الإلكتروني معتبراً ومنتجاً لآثار التوقيع الخطي حين يستوفي الشروط التي يحددها النظام ولائحته، ومن أهمها ارتباطه بصاحبه وحده، وخضوع وسيلة إنشائه لسيطرته، وإمكان كشف أي تعديل على المستند بعد التوقيع.

بلغة عملية، يسأل القاضي أو المراجع عند أي نزاع ثلاثة أسئلة. هل الموقّع هو الشخص المعني فعلاً؟ وهل وقّع بإرادته وبوسيلة يتحكم فيها وحده؟ وهل بقي المستند كما هو بعد التوقيع؟ كلما كانت الإجابة عن هذه الأسئلة موثقة بأدلة واضحة، كان الاعتماد على التوقيع أيسر.

ولهذا تختلف قوة التوقيعات الإلكترونية في الإثبات. فالنقر على زر "أوافق" بعد الدخول بكلمة مرور يختلف عن توقيع مرتبط بشهادة رقمية صادرة من مقدم خدمات مرخص، بعد تحقق من الهوية عبر نفاذ. وكلاهما توقيع إلكتروني، لكن الثاني يقدم أدلة أقوى. للتفاصيل، راجع مقال "الفرق بين التوقيع الرقمي والإلكتروني".

ما التعاملات المستثناة من النظام؟

يستثني النظام من نطاقه تعاملات معينة لا تُبرم إلكترونياً إلا إذا أجازت ذلك الجهة المختصة، ومن أبرزها بعض مسائل الأحوال الشخصية وإصدار الصكوك المتعلقة بالتصرفات العقارية.

يعني هذا أن الفريق القانوني لا يستطيع أن يفترض صلاحية التوقيع الإلكتروني لكل مستند في الشركة. فعقود التوريد والخدمات واتفاقيات عدم الإفصاح وعقود العمل تقع عادة ضمن نطاق النظام. أما التصرفات التي تتطلب إجراءات توثيق رسمية، كنقل ملكية عقار، فتخضع لإجراءات الجهات المختصة ومنصاتها الخاصة.

وتنبغي الإشارة إلى أن بعض الجهات الحكومية طورت منصات إلكترونية لتوثيق تعاملات كانت تُعد مستثناة سابقاً. لذلك يحسن الرجوع إلى الوضع النظامي الحالي لكل نوع من التعاملات، لا إلى الافتراضات القديمة.

كيف يرتبط النظام بحماية البيانات والسيادة الرقمية؟

يرتبط نظام التعاملات الإلكترونية بنظام حماية البيانات الشخصية لأن كل توقيع إلكتروني يتضمن معالجة بيانات شخصية، كالاسم ورقم الهوية ورقم الجوال وعنوان الجهاز، وهذه المعالجة تخضع لأحكام النظام الذي تشرف عليه سدايا.

يركز نظام التعاملات الإلكترونية على حجية التعامل، بينما يركز نظام حماية البيانات الشخصية على كيفية جمع البيانات واستخدامها وحفظها ونقلها. والشركة التي تعتمد التوقيع الإلكتروني تحتاج إلى الامتثال للاثنين معاً. نتناول الجانب الثاني في مقال "الموافقة الرقمية بموجب PDPL".

ويضاف إلى ذلك سؤال مكان حفظ البيانات. فحفظ العقود وسجلات التدقيق داخل المملكة يُبقيها تحت الولاية النظامية السعودية، ويبسط تقديمها للجهات القضائية والرقابية. للتوسع، راجع مقال "السيادة على البيانات واستضافتها محلياً".

ما دور الهوية الوطنية والبنية التحتية للمفاتيح العامة؟

تمنح منصات الهوية الوطنية والبنية التحتية للمفاتيح العامة التوقيع الإلكتروني أساساً موثوقاً، فالأولى تتحقق من هوية الموقّع، والثانية تضمن سلامة التوقيع والمستند تقنياً.

البنية التحتية للمفاتيح العامة (PKI) منظومة تقنية وإجرائية لإصدار مفاتيح التشفير والشهادات الرقمية وإدارتها. حين يوقّع شخص بمفتاحه الخاص، يمكن لأي طرف التحقق من التوقيع بالمفتاح العام المرتبط بشهادته، ومعرفة إن كان المستند قد تغيّر.

أما نفاذ، منصة النفاذ الوطني الموحد، وأبشر، منصة الخدمات الإلكترونية لوزارة الداخلية، فيربطان الموقّع بسجل حكومي رسمي. وهذا يجيب عن السؤال الأول في أي نزاع: من وقّع؟ للتفاصيل، راجع مقال "نفاذ وأبشر".

في ساين إت، نتيح التحقق من الموقعين عبر نفاذ وأبشر وواثق، إضافة إلى رموز التحقق عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية وواتساب. ونعمل مقدمَ خدمات ثقة مرخصاً من هيئة الحكومة الرقمية، فتستند التواقيع التي تتم عبر منصتنا إلى إطار رقابي محلي.

ما الأخطاء الشائعة في تطبيق النظام داخل الشركات؟

أكثر الأخطاء شيوعاً معاملة كل التوقيعات الإلكترونية على أنها متساوية. صورة توقيع ممسوحة ضوئياً ومُلصقة على ملف PDF تختلف كثيراً عن توقيع مرتبط بشهادة رقمية وتحقق من الهوية. والأولى قد يصعب الدفاع عنها إذا أنكرها الطرف الآخر، لأنها لا تثبت من وضعها ولا تكشف التعديل اللاحق.

ومنها إهمال سجل التدقيق. يحتفظ كثير من الشركات بالنسخة الموقعة من العقد، دون الدليل على مسار التوقيع: من أرسل، ومن فتح، ومن وقّع، ومتى، ومن أي جهاز. وهذا السجل هو ما يُطلب عادة عند النزاع، وغيابه يُضعف المستند مهما كان التوقيع نفسه سليماً.

ويقع بعض الفرق القانونية في خطأ افتراض أن التوقيع الإلكتروني يغني عن صلاحية الموقّع. فالتوقيع يثبت أن فلاناً وقّع، لكنه لا يثبت أن فلاناً يملك صلاحية إلزام الشركة. ولهذا تبقى مصفوفة الصلاحيات والتفويضات جزءاً من الامتثال.

وأخيراً، يُغفل أحياناً الحفظ طويل المدى. العقد قد يمتد لسنوات، وقد يُطلب بعد انتهائه بسنوات أخرى. فإذا تعذر التحقق من التوقيع بعد انتهاء صلاحية الشهادة أو تغيّر النظام التقني، تضعف قيمته. الختم الزمني والحفظ لدى مزود موثوق يعالجان هذا الجانب.

ما الخطوات العملية لمواءمة إجراءات شركتك مع النظام؟

ابدأ بحصر أنواع المستندات التي تُوقّع في الشركة وتصنيفها، ثم حدد مستوى التوقيع المناسب لكل فئة، واختر مزوداً مرخصاً، ووثّق السياسة الداخلية.

1. احصر أنواع العقود والمستندات التي تُوقّع في الشركة، وحدد ما يقع منها ضمن نطاق النظام وما يُستثنى.
2. صنّف المستندات بحسب القيمة والمخاطر وحساسية البيانات.
3. حدد مستوى التوقيع والتحقق من الهوية المناسب لكل فئة.
4. راجع مصفوفة الصلاحيات، وتأكد من تحديد من يملك صلاحية التوقيع الإلكتروني نيابة عن الشركة.
5. اختر مزود توقيع مرخصاً، وتحقق من الاستضافة وسجل التدقيق والامتثال لنظام حماية البيانات الشخصية.
6. أضف إلى عقودك النموذجية بنداً يقر فيه الأطراف بقبول التعامل والتوقيع الإلكتروني.
7. وثّق سياسة داخلية للتوقيع الإلكتروني تشمل الحفظ والاسترجاع والمراجعة الدورية.
8. درّب الفرق المعنية على السياسة، وراجعها عند صدور أي تحديث نظامي.

وإن كانت شركتك تتجه إلى إدارة العقود كاملة إلكترونياً، من الإنشاء حتى التجديد، فراجع مقال "إدارة العقود من المسودة إلى الأرشيف".

أسئلة شائعة

الخاتمة

نظام التعاملات الإلكترونية يمنح الشركات أساساً نظامياً واضحاً لإبرام عقودها وحفظها رقمياً. لكن الاستفادة الكاملة منه تتطلب فهم شروط اعتبار التوقيع، ومعرفة التعاملات المستثناة، واختيار مستوى التحقق المناسب لكل مستند، والاحتفاظ بأدلة كافية على مسار التوقيع. وحين يقترن ذلك بمزود مرخص وسياسة داخلية واضحة، يصبح التوقيع الإلكتروني جزءاً موثوقاً من حوكمة الشركة.